Notificação de Responsáveis

A Notificação de Responsáveis envia automaticamente um e-mail aos responsáveis de um aluno sempre que ele passa pelo controle de acesso da instituição — informando se foi uma entrada ou uma saída, com data e horário. É um recurso voltado a escolas e instituições de ensino que querem dar mais transparência e segurança às famílias, sem nenhum esforço operacional após a configuração inicial.

Disponibilidade

Esta funcionalidade é disponibilizada como plugin (parentnotify) e precisa ser instalada e habilitada pela equipe técnica da IONGRADE. Consulte o suporte para verificar compatibilidade com a sua versão do ACCELERO.

Compatibilidade

Versão atual do plugin: 1.0.1, compatível com ACCELERO 2.16.9 ou superior.

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O que o plugin faz

Com o plugin ativo, cada passagem de um aluno no controle de acesso pode gerar uma notificação por e-mail aos seus responsáveis.

Funcionalidade	O que acontece no ACCELERO
Notificação de entrada	Quando o aluno passa por um canal considerado de entrada, os responsáveis com a opção Notificar entrada ativa recebem um e-mail
Notificação de saída	Quando o aluno passa por um canal considerado de saída, os responsáveis com a opção Notificar saída ativa recebem um e-mail
Responsáveis automáticos	Os responsáveis não são recadastrados: vêm do vínculo aluno↔empresa já existente (ex.: importação do QI Solution)
Preferências por responsável	Cada responsável pode ter as notificações de entrada e/ou saída ligadas ou desligadas, além do parentesco informado
Filtro por categoria	Apenas alunos de categorias selecionadas disparam notificação
Filtro por canal	É possível restringir quais canais contam como entrada e quais contam como saída
Envio por SMTP próprio	O e-mail é enviado por um servidor SMTP configurado especificamente para o plugin

Benefício principal

As famílias recebem um aviso em tempo real da chegada e da saída do aluno, sem nenhuma ação manual da secretaria a cada acesso.

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Configuração

Caminho de acesso: Avançado > Sistema > Notificação de Responsáveis

A tela possui duas abas: Geral e SMTP.

Aba Geral

A aba Geral concentra a ativação do recurso e os filtros que definem quando uma notificação é disparada.

Configurações Gerais

Campo	Descrição
Habilitar notificações	Liga/desliga global. Quando desabilitado, nenhuma notificação é enviada (útil para manutenção)

Categorias

Campo	Descrição
Categorias que disparam notificação	Multi-seleção de categorias de pessoas. Apenas alunos vinculados a uma dessas categorias (com vínculo vigente) geram notificação. Se vazio, todas as categorias disparam

Canais de Notificação

Campo	Descrição
Canais de entrada	Multi-seleção de canais considerados como entrada. Se vazio, todos os canais disparam notificação de entrada
Canais de saída	Multi-seleção de canais considerados como saída. Se vazio, todos os canais disparam notificação de saída

Como o sentido (entrada/saída) é determinado

O plugin classifica a passagem como saída quando o canal está configurado para baixar visita; caso contrário, classifica como entrada. Os campos Canais de entrada e Canais de saída servem para restringir, dentro de cada sentido, quais canais efetivamente disparam o e-mail.

Vínculo de responsável

Campo	Descrição
Tipos de vínculo que representam responsável	Multi-seleção dos tipos de vínculo (associação à empresa do aluno) que identificam um responsável. Normalmente Geral. Os responsáveis vigentes desses vínculos, com e-mail cadastrado, recebem as notificações — sem necessidade de recadastro

Campo obrigatório para funcionar

Se Tipos de vínculo que representam responsável ficar vazio, o plugin não consegue derivar nenhum responsável e nenhuma notificação é enviada. Ver Origem dos responsáveis.

Personalização

Campo	Descrição
Nome da instituição	Nome que aparece no corpo do e-mail (ex.: Escola XYZ, Colégio ABC). Se ficar vazio, o e-mail usa o texto "sua instituição" (a ajuda da tela ainda menciona "escola")

Aba SMTP

Dados de conexão com o servidor de e-mail usado para enviar as notificações.

Configurações do Servidor SMTP

Campo	Descrição
Servidor SMTP	Endereço do servidor de e-mail (ex.: smtp.gmail.com, smtp.office365.com)
Porta	Porta de conexão (padrão: 587)
Segurança	Tipo de criptografia: TLS, SSL ou Nenhuma
Usuário SMTP	Login de autenticação no servidor SMTP
Senha SMTP	Senha correspondente

Remetente

Campo	Descrição
Email remetente	E-mail que aparece como remetente das notificações
Nome remetente	Nome de exibição do remetente (ex.: Escola XYZ)

Testar Envio

Campo / Botão	Função
Email para teste	Endereço para o qual a mensagem de teste será enviada
Enviar email de teste	Dispara um e-mail de teste com o layout real para validar a configuração SMTP

Valide antes de habilitar

Use o Enviar email de teste antes de ativar o recurso. Se o SMTP não estiver configurado, o sistema avisa: "SMTP não configurado. Configure as opções de SMTP antes de enviar o teste."

Botões da tela

Botão	Função
Voltar	Retorna à listagem de configurações
Salvar	Persiste a configuração

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Aba Responsáveis no cadastro do aluno

O plugin adiciona uma aba Responsáveis ao cadastro de pessoas (Pessoas > Editar > Responsáveis). Nela aparecem os responsáveis derivados automaticamente do vínculo do aluno (ver Origem dos responsáveis).

Para cada responsável, é exibido um cartão com:

Campo	Comportamento
Nome	Somente leitura — vem do cadastro do responsável
Email	Somente leitura — vem do cadastro do responsável
Parentesco	Selecionável: Mãe, Pai, Avô/Avó, Tio/Tia, Responsável Legal ou Outro
Notificar entrada	Interruptor liga/desliga as notificações de entrada para este responsável
Notificar saída	Interruptor liga/desliga as notificações de saída para este responsável

Padrão opt-out

Por padrão, todos os responsáveis vigentes recebem notificação de entrada e de saída. O operador só precisa intervir para desligar alguma notificação ou informar o parentesco — o sistema guarda apenas essas exceções.

Quando a aba aparece vazia

Se a mensagem "Nenhum responsável vinculado a este aluno foi encontrado" for exibida, verifique a importação e os Tipos de vínculo que representam responsável definidos na configuração do módulo.

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Origem dos responsáveis

Os responsáveis não são cadastrados manualmente neste módulo. Eles são derivados do modelo em que cada aluno é representado por uma empresa ({matrícula} - {nome}), populada pela importação de um sistema acadêmico — tipicamente o QI Solution.

A derivação considera responsável a notificar a pessoa que atende a todas as condições:

1. Está vinculada à empresa do aluno por um tipo de vínculo marcado em Tipos de vínculo que representam responsável.
2. Tem o vínculo vigente na data atual (dentro das datas de início e fim).
3. Tem e-mail cadastrado e válido.

Responsáveis com o mesmo e-mail são considerados uma única vez. Como nome e e-mail vêm do cadastro do responsável, qualquer correção é feita no cadastro da pessoa correspondente — na aba Responsáveis do aluno esses dados aparecem somente para leitura.

Dependência da importação acadêmica

A derivação usa a empresa de origem qisolution e a matrícula do aluno (campo de código da pessoa). Sem essa estrutura importada, nenhum responsável é resolvido.

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Notificação por e-mail

Quando um acesso elegível ocorre, cada responsável habilitado recebe um e-mail com o assunto e o conteúdo de Notificação de Acesso.

O assunto do e-mail segue o formato Entrada de {aluno} ou Saída de {aluno}.

O e-mail traz:

Elemento	Conteúdo
Nome da instituição	Conforme configurado em Nome da instituição
Selo do evento	Entrada (verde) ou Saída (vermelho)
Mensagem	Saudação ao responsável e a frase "Informamos que {aluno} entrou em / saiu de {instituição}"
Aluno	Nome do aluno
Evento	Entrada ou Saída
Data	Data do acesso
Horário	Horário do acesso
Rodapé	Aviso de mensagem automática, com o nome da instituição

Cores do evento

Entrada é apresentada em verde e saída em vermelho, ajudando o responsável a identificar o tipo do evento de relance.

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Quando a notificação é disparada

O envio é acionado automaticamente a cada registro de acesso real de uma pessoa no controle de acesso, desde que todas as condições abaixo sejam atendidas:

1. As notificações estão habilitadas na configuração.
2. O evento é de uma pessoa (aluno).
3. O aluno está em uma categoria habilitada (ou nenhuma categoria foi configurada).
4. Existe pelo menos um responsável derivado com e-mail válido.
5. O canal da passagem está entre os canais permitidos para o sentido detectado (ou nenhum canal foi configurado para aquele sentido).
6. O responsável tem a preferência correspondente (Notificar entrada / Notificar saída) ativa.

O processamento ocorre de forma assíncrona logo após o registro do acesso, sem atrasar a operação do bloqueio.

Falha de envio não interrompe os demais

Se o envio para um responsável falhar, a falha é registrada em log e os demais responsáveis continuam sendo notificados normalmente.

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Casos de uso

Habilitar notificações para uma turma

1. Solicitar à IONGRADE a instalação do plugin parentnotify.
2. Em Avançado > Sistema > Notificação de Responsáveis, aba SMTP, preencher servidor, porta, segurança, usuário, senha e remetente; clicar em Enviar email de teste para validar.
3. Na aba Geral, marcar Habilitar notificações e selecionar as Categorias que disparam notificação correspondentes aos alunos.
4. Em Tipos de vínculo que representam responsável, selecionar os vínculos que representam os responsáveis (normalmente Geral).
5. Preencher o Nome da instituição e, se necessário, restringir os Canais de entrada e Canais de saída.
6. Salvar e validar com uma passagem de teste de um aluno.

Ajustar preferências de um responsável

1. Abrir Pessoas > Editar do aluno e ir à aba Responsáveis.
2. Localizar o cartão do responsável desejado.
3. Definir o Parentesco e desligar Notificar entrada ou Notificar saída conforme a preferência da família.
4. Salvar o cadastro do aluno.

Pausar todas as notificações temporariamente

1. Em Avançado > Sistema > Notificação de Responsáveis, aba Geral, desmarcar Habilitar notificações.
2. Salvar. Nenhuma notificação é enviada até que o recurso seja reativado.

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Boas práticas

• Valide o SMTP antes de habilitar: use o Enviar email de teste para confirmar que as credenciais e a porta estão corretas.
• Use categorias específicas: selecione apenas as categorias de alunos que devem gerar notificação, em vez de deixar o filtro vazio.
• Confirme os tipos de vínculo: garanta que Tipos de vínculo que representam responsável aponte para os vínculos certos da importação acadêmica.
• Mantenha e-mails dos responsáveis atualizados: responsáveis sem e-mail válido não recebem notificação. A correção é feita no cadastro da pessoa.
• Remetente reconhecível: configure um Nome remetente claro (ex.: "Escola XYZ - Notificações") para reduzir a chance de o e-mail ir para spam.

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Troubleshooting

Nenhuma notificação é enviada

Possíveis causas:

• Habilitar notificações está desmarcado
• Nenhum Tipo de vínculo que representa responsável foi selecionado
• O aluno não está em uma categoria configurada

Solução:

1. Em Avançado > Sistema > Notificação de Responsáveis, confirme que Habilitar notificações está ativo.
2. Verifique se há ao menos um vínculo em Tipos de vínculo que representam responsável.
3. Confirme a categoria do aluno em Categorias que disparam notificação.

A aba Responsáveis do aluno aparece vazia

Possíveis causas:

• O aluno não tem empresa de origem qisolution (importação não realizada)
• Os responsáveis não têm vínculo vigente ou e-mail cadastrado
• O tipo de vínculo do responsável não está em Tipos de vínculo que representam responsável

Solução:

1. Confirme que o aluno foi importado pelo sistema acadêmico e tem matrícula (código).
2. Verifique se os responsáveis têm e-mail cadastrado e vínculo vigente.
3. Ajuste Tipos de vínculo que representam responsável na configuração.

O e-mail de teste falha

Possíveis causas:

• SMTP não configurado ou com credenciais incorretas
• Porta ou tipo de segurança incompatível com o provedor
• Bloqueio de saída no firewall

Solução:

1. Revise a aba SMTP — servidor, porta, segurança, usuário e senha.
2. Confirme a porta/segurança recomendada pelo provedor (ex.: 587/TLS, 465/SSL).
3. Teste a conectividade do servidor ACCELERO até o servidor SMTP.

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Integração com outros módulos

Pessoas e Categorias

A funcionalidade depende do cadastro de Pessoas e da configuração de Categorias: o aluno precisa estar em uma categoria configurada e ter os responsáveis vinculados via importação.

Controladores

Os Controladores e seus canais determinam o sentido (entrada/saída) e quais passagens disparam notificação. Configure os Canais de entrada e Canais de saída com base nos canais reais.

QI Solution

Os responsáveis são derivados da estrutura importada pelo QI Solution (modelo aluno↔empresa). Sem essa importação, não há responsáveis a notificar.

Logs e Eventos

A notificação reage ao registro de cada acesso real. Consulte Logs e Monitoramento para entender quais eventos são capturados.

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Próximos Passos

• Pessoas — Cadastro do aluno e aba Responsáveis
• Categorias — Configure as categorias que disparam notificação
• Controladores — Defina os canais de entrada e saída
• QI Solution — Importação que origina os responsáveis
• Plugins — Saiba mais sobre o sistema de plugins do ACCELERO