Notificação de Responsáveis
A Notificação de Responsáveis envia automaticamente um e-mail aos responsáveis de um aluno sempre que ele passa pelo controle de acesso da instituição — informando se foi uma entrada ou uma saída, com data e horário. É um recurso voltado a escolas e instituições de ensino que querem dar mais transparência e segurança às famílias, sem nenhum esforço operacional após a configuração inicial.
Esta funcionalidade é disponibilizada como plugin (parentnotify) e precisa ser instalada e habilitada pela equipe técnica da IONGRADE. Consulte o suporte para verificar compatibilidade com a sua versão do ACCELERO.
Versão atual do plugin: 1.0.0 — compatível com ACCELERO 2.16.9 ou superior.
O que o plugin faz
Com o plugin ativo, cada passagem de um aluno no controle de acesso pode gerar uma notificação por e-mail aos seus responsáveis.
| Funcionalidade | O que acontece no ACCELERO |
|---|---|
| Notificação de entrada | Quando o aluno passa por um canal considerado de entrada, os responsáveis com a opção Notificar entrada ativa recebem um e-mail |
| Notificação de saída | Quando o aluno passa por um canal considerado de saída, os responsáveis com a opção Notificar saída ativa recebem um e-mail |
| Responsáveis automáticos | Os responsáveis não são recadastrados: vêm do vínculo aluno↔empresa já existente (ex.: importação do QI Solution) |
| Preferências por responsável | Cada responsável pode ter as notificações de entrada e/ou saída ligadas ou desligadas, além do parentesco informado |
| Filtro por categoria | Apenas alunos de categorias selecionadas disparam notificação |
| Filtro por canal | É possível restringir quais canais contam como entrada e quais contam como saída |
| Envio por SMTP próprio | O e-mail é enviado por um servidor SMTP configurado especificamente para o plugin |
As famílias recebem um aviso em tempo real da chegada e da saída do aluno, sem nenhuma ação manual da secretaria a cada acesso.
Configuração
Caminho de acesso: Configurações > Notificação de Responsáveis
A tela possui duas abas: Geral e SMTP.
Tela de configuração da Notificação de Responsáveis, com as abas Geral e SMTP visíveis.
Aba Geral
A aba Geral concentra a ativação do recurso e os filtros que definem quando uma notificação é disparada.
Configurações Gerais
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Habilitar notificações | Liga/desliga global. Quando desabilitado, nenhuma notificação é enviada (útil para manutenção) |
Categorias
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Categorias que disparam notificação | Multi-seleção de categorias de pessoas. Apenas alunos vinculados a uma dessas categorias (com vínculo vigente) geram notificação. Se vazio, todas as categorias disparam |
Canais de Notificação
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Canais de entrada | Multi-seleção de canais considerados como entrada. Se vazio, todos os canais disparam notificação de entrada |
| Canais de saída | Multi-seleção de canais considerados como saída. Se vazio, todos os canais disparam notificação de saída |
O plugin classifica a passagem como saída quando o canal está configurado para baixar visita; caso contrário, classifica como entrada. Os campos Canais de entrada e Canais de saída servem para restringir, dentro de cada sentido, quais canais efetivamente disparam o e-mail.
Vínculo de responsável
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Tipos de vínculo que representam responsável | Multi-seleção dos tipos de vínculo (associação à empresa do aluno) que identificam um responsável. Normalmente Geral. Os responsáveis vigentes desses vínculos, com e-mail cadastrado, recebem as notificações — sem necessidade de recadastro |
Se Tipos de vínculo que representam responsável ficar vazio, o plugin não consegue derivar nenhum responsável e nenhuma notificação é enviada. Ver Origem dos responsáveis.
Personalização
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Nome da instituição | Nome que aparece no corpo do e-mail (ex.: Escola XYZ, Colégio ABC). Se vazio, é usado "escola" |
Aba SMTP
Dados de conexão com o servidor de e-mail usado para enviar as notificações.
Aba SMTP da configuração, com os campos do servidor, do remetente e o bloco Testar Envio.
Configurações do Servidor SMTP
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Servidor SMTP | Endereço do servidor de e-mail (ex.: smtp.gmail.com, smtp.office365.com) |
| Porta | Porta de conexão (padrão: 587) |
| Segurança | Tipo de criptografia: TLS, SSL ou Nenhuma |
| Usuário SMTP | Login de autenticação no servidor SMTP |
| Senha SMTP | Senha correspondente |
Remetente
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Email remetente | E-mail que aparece como remetente das notificações |
| Nome remetente | Nome de exibição do remetente (ex.: Escola XYZ) |
Testar Envio
| Campo / Botão | Função |
|---|---|
| Email para teste | Endereço para o qual a mensagem de teste será enviada |
| Enviar email de teste | Dispara um e-mail de teste com o layout real para validar a configuração SMTP |
Use o Enviar email de teste antes de ativar o recurso. Se o SMTP não estiver configurado, o sistema avisa: "SMTP não configurado. Configure as opções de SMTP antes de enviar o teste."
Botões da tela
| Botão | Função |
|---|---|
| Voltar | Retorna à listagem de configurações |
| Salvar | Persiste a configuração |
Aba Responsáveis no cadastro do aluno
O plugin adiciona uma aba Responsáveis ao cadastro de pessoas (Pessoas > Editar > Responsáveis). Nela aparecem os responsáveis derivados automaticamente do vínculo do aluno (ver Origem dos responsáveis).
Aba Responsáveis no cadastro de um aluno, mostrando os cartões de responsável com Nome e Email somente-leitura, o seletor de Parentesco e os interruptores Notificar entrada / Notificar saída.
Para cada responsável, é exibido um cartão com:
| Campo | Comportamento |
|---|---|
| Nome | Somente leitura — vem do cadastro do responsável |
| Somente leitura — vem do cadastro do responsável | |
| Parentesco | Selecionável: Mãe, Pai, Avô/Avó, Tio/Tia, Responsável Legal ou Outro |
| Notificar entrada | Interruptor liga/desliga as notificações de entrada para este responsável |
| Notificar saída | Interruptor liga/desliga as notificações de saída para este responsável |
Por padrão, todos os responsáveis vigentes recebem notificação de entrada e de saída. O operador só precisa intervir para desligar alguma notificação ou informar o parentesco — o sistema guarda apenas essas exceções.
Se a mensagem "Nenhum responsável vinculado a este aluno foi encontrado" for exibida, verifique a importação e os Tipos de vínculo que representam responsável definidos na configuração do módulo.
Origem dos responsáveis
Os responsáveis não são cadastrados manualmente neste módulo. Eles são derivados do modelo em que cada aluno é representado por uma empresa ({matrícula} - {nome}), populada pela importação de um sistema acadêmico — tipicamente o QI Solution.
A derivação considera responsável a notificar a pessoa que atende a todas as condições:
- Está vinculada à empresa do aluno por um tipo de vínculo marcado em Tipos de vínculo que representam responsável.
- Tem o vínculo vigente na data atual (dentro das datas de início e fim).
- Tem e-mail cadastrado e válido.
Responsáveis com o mesmo e-mail são considerados uma única vez. Como nome e e-mail vêm do cadastro do responsável, qualquer correção é feita no cadastro da pessoa correspondente — na aba Responsáveis do aluno esses dados aparecem somente para leitura.
A derivação usa a empresa de origem qisolution e a matrícula do aluno (campo de código da pessoa). Sem essa estrutura importada, nenhum responsável é resolvido.
Notificação por e-mail
Quando um acesso elegível ocorre, cada responsável habilitado recebe um e-mail com o assunto e o conteúdo de Notificação de Acesso.
Exemplo do e-mail recebido pelo responsável, mostrando a faixa colorida (verde para entrada, vermelha para saída), o selo do evento, a saudação e o cartão de detalhes (Aluno, Evento, Data, Horário).
O e-mail traz:
| Elemento | Conteúdo |
|---|---|
| Nome da instituição | Conforme configurado em Nome da instituição |
| Selo do evento | Entrada (verde) ou Saída (vermelho) |
| Mensagem | Saudação ao responsável e a frase "Informamos que {aluno} entrou em / saiu de {instituição}" |
| Aluno | Nome do aluno |
| Evento | Entrada ou Saída |
| Data | Data do acesso |
| Horário | Horário do acesso |
| Rodapé | Aviso de mensagem automática, com o nome da instituição |
Entrada é apresentada em verde e saída em vermelho, ajudando o responsável a identificar o tipo do evento de relance.
Quando a notificação é disparada
O envio é acionado automaticamente a cada registro de acesso real de uma pessoa no controle de acesso, desde que todas as condições abaixo sejam atendidas:
- As notificações estão habilitadas na configuração.
- O evento é de uma pessoa (aluno).
- O aluno está em uma categoria habilitada (ou nenhuma categoria foi configurada).
- Existe pelo menos um responsável derivado com e-mail válido.
- O canal da passagem está entre os canais permitidos para o sentido detectado (ou nenhum canal foi configurado para aquele sentido).
- O responsável tem a preferência correspondente (Notificar entrada / Notificar saída) ativa.
O processamento ocorre de forma assíncrona logo após o registro do acesso, sem atrasar a operação do bloqueio.
Se o envio para um responsável falhar, a falha é registrada em log e os demais responsáveis continuam sendo notificados normalmente.
Casos de uso
Habilitar notificações para uma turma
- Solicitar à IONGRADE a instalação do plugin
parentnotify. - Em
Configurações > Notificação de Responsáveis, aba SMTP, preencher servidor, porta, segurança, usuário, senha e remetente; clicar em Enviar email de teste para validar. - Na aba Geral, marcar Habilitar notificações e selecionar as Categorias que disparam notificação correspondentes aos alunos.
- Em Tipos de vínculo que representam responsável, selecionar os vínculos que representam os responsáveis (normalmente Geral).
- Preencher o Nome da instituição e, se necessário, restringir os Canais de entrada e Canais de saída.
- Salvar e validar com uma passagem de teste de um aluno.
Ajustar preferências de um responsável
- Abrir
Pessoas > Editardo aluno e ir à aba Responsáveis. - Localizar o cartão do responsável desejado.
- Definir o Parentesco e desligar Notificar entrada ou Notificar saída conforme a preferência da família.
- Salvar o cadastro do aluno.
Pausar todas as notificações temporariamente
- Em
Configurações > Notificação de Responsáveis, aba Geral, desmarcar Habilitar notificações. - Salvar. Nenhuma notificação é enviada até que o recurso seja reativado.
Boas práticas
- Valide o SMTP antes de habilitar: use o Enviar email de teste para confirmar que as credenciais e a porta estão corretas.
- Use categorias específicas: selecione apenas as categorias de alunos que devem gerar notificação, em vez de deixar o filtro vazio.
- Confirme os tipos de vínculo: garanta que Tipos de vínculo que representam responsável aponte para os vínculos certos da importação acadêmica.
- Mantenha e-mails dos responsáveis atualizados: responsáveis sem e-mail válido não recebem notificação. A correção é feita no cadastro da pessoa.
- Remetente reconhecível: configure um Nome remetente claro (ex.: "Escola XYZ - Notificações") para reduzir a chance de o e-mail ir para spam.
Troubleshooting
Nenhuma notificação é enviada
Possíveis causas:
- Habilitar notificações está desmarcado
- Nenhum Tipo de vínculo que representa responsável foi selecionado
- O aluno não está em uma categoria configurada
Solução:
- Em
Configurações > Notificação de Responsáveis, confirme que Habilitar notificações está ativo. - Verifique se há ao menos um vínculo em Tipos de vínculo que representam responsável.
- Confirme a categoria do aluno em Categorias que disparam notificação.
A aba Responsáveis do aluno aparece vazia
Possíveis causas:
- O aluno não tem empresa de origem
qisolution(importação não realizada) - Os responsáveis não têm vínculo vigente ou e-mail cadastrado
- O tipo de vínculo do responsável não está em Tipos de vínculo que representam responsável
Solução:
- Confirme que o aluno foi importado pelo sistema acadêmico e tem matrícula (código).
- Verifique se os responsáveis têm e-mail cadastrado e vínculo vigente.
- Ajuste Tipos de vínculo que representam responsável na configuração.
O e-mail de teste falha
Possíveis causas:
- SMTP não configurado ou com credenciais incorretas
- Porta ou tipo de segurança incompatível com o provedor
- Bloqueio de saída no firewall
Solução:
- Revise a aba SMTP — servidor, porta, segurança, usuário e senha.
- Confirme a porta/segurança recomendada pelo provedor (ex.: 587/TLS, 465/SSL).
- Teste a conectividade do servidor ACCELERO até o servidor SMTP.
Integração com outros módulos
Pessoas e Categorias
A funcionalidade depende do cadastro de Pessoas e da configuração de Categorias: o aluno precisa estar em uma categoria configurada e ter os responsáveis vinculados via importação.
Controladores
Os Controladores e seus canais determinam o sentido (entrada/saída) e quais passagens disparam notificação. Configure os Canais de entrada e Canais de saída com base nos canais reais.
QI Solution
Os responsáveis são derivados da estrutura importada pelo QI Solution (modelo aluno↔empresa). Sem essa importação, não há responsáveis a notificar.
Logs e Eventos
A notificação reage ao registro de cada acesso real. Consulte Logs e Monitoramento para entender quais eventos são capturados.
Próximos Passos
- Pessoas — Cadastro do aluno e aba Responsáveis
- Categorias — Configure as categorias que disparam notificação
- Controladores — Defina os canais de entrada e saída
- QI Solution — Importação que origina os responsáveis
- Plugins — Saiba mais sobre o sistema de plugins do ACCELERO