Check-in de Visitantes

O ACCELERO permite que o fluxo de aprovação de visitas seja descentralizado para garantir mais segurança e maior rastreabilidade dos processos.

Problema do Modelo Tradicional

No procedimento tradicional, um visitante é aprovado por um operador do sistema (geralmente porteiro) que faz contato telefônico com o visitado.

Limitações

Esse modelo traz pelo menos dois problemas:

Problema	Descrição
1. Falta de rastreabilidade	Não há registro de quem "de fato" autorizou. Comunicação portaria-visitado não é registrada. Processo acontece "de boca"
2. Dependência de portaria	Exige presença física de operador para liberação, o que pode não ser desejável, prático ou economicamente razoável

Limitação de Auditoria

No modelo tradicional, todos os logs apontam que o operador foi o responsável pela aprovação, quando na verdade foi o visitado quem autorizou.

Solução: Check-in de Visitantes

O ACCELERO traz o conceito de check-in de visitantes para resolver ambos os problemas.

Benefícios

• Rastreabilidade: Pessoa visitada (ou delegado) é efetivamente responsável pela autorização
• Descentralização: Visitado autoriza remotamente, sem necessidade de portaria física
• Auditoria: Sistema registra quem realmente autorizou a visita
• Eficiência: Processo mais rápido e sem intermediários

Responsabilidade

O visitado (ou delegado) é efetivamente responsável por liberar o acesso do visitante, com tudo registrado nos logs.

Fluxo Básico

1. Visitante agenda visita (app, web, portaria)
   ↓
2. Visita fica com status "Cadastrado" ou "Check-in"
   ↓
3. Visitante chega e realiza check-in
   ↓
4. Visitado recebe notificação para autorizar
   ↓
5. Visitado autoriza ou recusa remotamente
   ↓
6. Visitante pode (ou não) acessar
   ↓
7. Tudo registrado em log

Formas de Check-in

Há duas formas distintas do visitante realizar check-in. Cada modalidade resolve diferentes tipos de problema.

Flexibilidade

Não há limitação em utilizar uma, outra ou ambas as formas simultaneamente.

1. Controladores de Check-in

É possível configurar canais específicos de controladores como "canais de check-in".

Configuração

Caminho: Configurações > Controladores > [Selecionar controlador] > Canais

Campo: "Canal de check-in"

TODO: Adicionar Screenshot

Incluir print da configuração de canal mostrando opção "Canal de check-in".

Comportamento

Quando um visitante solicita acesso em canal de check-in:

1. Visitas não-autorizadas NÃO são bloqueadas (pelo menos não por esse motivo)
2. Após confirmar passagem, o evento tem status alterado automaticamente para "Check-in"
3. Notificações são enviadas para o visitado (conforme configuração)

Uso típico:

• Totem de auto-atendimento na recepção
• Bloqueio de entrada principal
• Guarita sem porteiro físico

2. Check-in Manual

O check-in pode ser realizado manualmente por um operador (geralmente a portaria).

Como Fazer

Caminho: Visitas > Agendamentos > [Selecionar visita]

1. Ao invés de clicar em "Autorizar"
2. Clique em "Check-in"
3. Status muda para "Check-in"
4. Notificações são enviadas para o visitado

Uso típico:

• Portaria com atendimento humano
• Visitante sem smartphone
• Casos especiais que precisam validação inicial

Flexibilidade

Operador decide se faz check-in ou autoriza diretamente, dependendo da situação.

Notificações para o Visitado

Quando um visitante realiza check-in, o ACCELERO verifica se é necessário enviar notificações de aprovação.

Processo de Verificação

O sistema realiza verificação em duas etapas:

1. Configuração da empresa visitada
2. Configuração da pessoa visitada (se aplicável)

Etapa 1: Configuração da Empresa

Caminho: Configurações > Empresas > [Selecionar empresa] > Notificação de check-in

Opções Disponíveis

Configuração	Descrição	Quando Usar
Sem notificação	Não será gerada nenhuma notificação	Operador monitora sistema constantemente
Notificar operadores vinculados	Pop-up para operadores logados vinculados à empresa	Há front-desk/recepção local
Notificar visitados	O próprio visitado é notificado diretamente	Não há front-desk na empresa

Sem Notificação

Quando usar:

• Portaria 24h monitora tela constantemente
• Processo totalmente manual

Funcionamento:

• Nenhuma notificação automática
• Operador deve verificar tela de agendamentos periodicamente

Requer Atenção

Neste modo, é crítico que operadores monitorem o sistema, ou visitas podem ficar aguardando indefinidamente.

Notificar Operadores Vinculados

Quando usar:

• Empresa tem recepção/front-desk próprio
• Empresa quer controlar autorizações centralmente

Funcionamento:

1. Notificação tipo pop-up é gerada
2. Enviada para operadores:
   • Que estejam vinculados àquela empresa
   • Que estejam logados no sistema
   • Que tenham habilitado esse tipo de notificação
3. Operador clica na notificação
4. Pode aprovar ou recusar a visita

Configuração de operador:

Caminho: Configurações > Operadores > [Selecionar operador] > Notificações

Habilitar: "Receber notificações de check-in"

Ver Operadores - Notificações.

Recomendação

É a opção recomendada caso haja um front-desk na empresa visitada, como uma recepção local.

Notificar Visitados

Quando usar:

• Não há front-desk na empresa
• Cada pessoa gerencia próprios visitantes
• Máxima descentralização desejada

Funcionamento:

• Sistema passa para Etapa 2 da verificação
• Tenta emitir notificações diretamente para pessoas visitadas
• Cada pessoa tem suas próprias preferências

Recomendação

É a opção recomendada caso não haja um front-desk na empresa visitada.

Etapa 2: Configuração do Visitado

Se a empresa está configurada para "Notificar visitados", o sistema verifica as preferências individuais de cada pessoa.

Caminho: Cadastro > Pessoas > [Selecionar pessoa] > Aba Empresas

Configuração por Empresa

Pessoa pode ter configurações diferentes para cada empresa:

Pessoa	Empresa A	Empresa B
João Silva	E-mail + SMS	Somente e-mail
Maria Santos	E-mail + Telegram	Sem notificação

Campos disponíveis:

• E-mail: Enviar e-mail quando visitante fizer check-in
• SMS: Enviar SMS (requer contrato com broker)
• Telegram: Enviar mensagem Telegram (requer que pessoa siga o bot)
• Push notification: Notificação push em app (requer app)

Múltiplas Empresas

Caso a pessoa esteja associada a mais de uma empresa, é possível definir regras específicas para cada empresa.

TODO: Adicionar Screenshot

Incluir print da aba Empresas em pessoa mostrando configurações de notificação.

Notificações para o Visitante

Quando uma visita com status "check-in" é autorizada, notificações podem ser enviadas diretamente para o visitante.

Objetivo

Melhorar experiência do usuário:

• Visitante sabe que foi autorizado
• Não precisa ficar perguntando na portaria
• Processo transparente e ágil

Configuração

Durante o processo de criação da visita com status "Check-in":

Caminho: Dashboard > Visitantes > Cadastro rápido

Operador vê opções de notificação disponíveis ao visitante.

Formas de Notificação

Tipo	Descrição	Requisito
E-mail	E-mail configurável para o visitante	Sempre disponível
SMS	SMS para telefone do visitante	Contrato com broker SMS
Telegram	Mensagem Telegram para visitante	Visitante deve seguir o bot

Licenciamento

Algumas formas de notificação dependem de licenças específicas.

Configuração de Templates

Templates de texto e credenciais para serviços de terceiros:

Caminho: Avançado > Sistema > Integrações - Notificação de check-in para visitantes

O que configurar:

• Template de e-mail
• Template de SMS
• Credenciais de broker SMS
• Configurações do bot Telegram

Ver Plugins para detalhes de cada integração.

Cenários de Uso

Cenário 1: Condomínio Residencial

Configuração:

Empresa: Cada apartamento
Notificação check-in: Notificar visitados
Notificação visitante: E-mail + SMS

Forma de check-in: Controlador de check-in na portaria

Operação:

1. Morador agenda visitante pelo app
2. Visitante chega e passa identificador na portaria
3. Morador recebe notificação no celular (SMS)
4. Morador autoriza remotamente
5. Visitante recebe SMS: "Autorizado, pode entrar"
6. Visitante apresenta identificador novamente e acessa

Cenário 2: Edifício Corporativo com Recepção

Configuração:

Empresa: Cada empresa do prédio
Notificação check-in: Notificar operadores vinculados
Notificação visitante: E-mail

Forma de check-in: Check-in manual pela recepcionista

Operação:

1. Visitante chega sem agendamento
2. Recepcionista cadastra visita e faz check-in manual
3. Recepcionista da empresa visitada recebe pop-up
4. Recepcionista da empresa valida e autoriza
5. Visitante recebe e-mail de autorização
6. Recepcionista do prédio libera acesso

Cenário 3: Portaria Virtual (Sem Porteiro)

Configuração:

Notificação check-in: Notificar visitados
Notificação visitante: E-mail + Telegram

Forma de check-in: Controlador de check-in (automático)

Operação:

1. Visitante agenda pelo app
2. Chega e apresenta QR Code no leitor
3. Sistema faz check-in automático
4. Visitado recebe notificação
5. Visitado autoriza pelo app
6. Visitante recebe confirmação
7. Apresenta QR Code novamente e acessa
8. Tudo sem intervenção humana

Monitor de Check-in

Para visualização das visitas em check-in, use o Monitor de Check-in. O card do monitor exibe o nome do visitante, facilitando a identificação visual.

Ver Logs e Monitoramento - Monitor de Check-in para detalhes.

Boas Práticas

1. Escolha modelo adequado: Analise se tem ou não front-desk

2. Configure notificações múltiplas: E-mail + SMS para garantir recebimento

3. Treine visitados: Ensine como autorizar visitas remotamente

4. Use monitor de check-in: Exiba em TV na recepção

5. Configure templates claros: Mensagens devem ser objetivas

6. Teste regularmente: Valide que notificações estão chegando

7. Tenha plano B: O que fazer se visitado não responder?

8. Configure timeout: Autorize automaticamente após X minutos ou exija ação manual

9. Documente processo: POPs para cada tipo de situação

10. Monitore métricas: Tempo médio de autorização, taxa de aprovação

Integração com Apps

O check-in funciona perfeitamente integrado com apps de visitantes:

• Livo: App para moradores e visitantes
• PodeSubir: Gestão de visitas e entregas
• SigmaApp: Visitantes corporativos

Ver seção de Integrações para detalhes de cada app.

Relatórios

Relatórios disponíveis:

• Visitas por status: Quantas aguardam check-in
• Tempo de autorização: Quanto demora para visitado aprovar
• Taxa de aprovação: % autorizadas vs recusadas
• Visitantes por período: Análise de fluxo

Ver Relatórios para detalhes.

Troubleshooting

Visitado não recebe notificação

Causas possíveis:

• E-mail/telefone incorreto no cadastro
• Notificações desabilitadas
• Problema com broker SMS/Telegram

Solução: Verifique cadastro e configurações

Check-in não funciona no controlador

Causa: Canal não está configurado como "Canal de check-in"

Solução: Configure canal corretamente

Operador não recebe pop-up

Causas:

• Não está vinculado à empresa
• Notificações desabilitadas no perfil
• Não está logado

Solução: Verifique vínculo e permissões

Próximos Passos

• Eventos - Entenda gestão completa de visitantes
• Logs e Monitoramento - Use Monitor de Check-in
• Operadores - Configure notificações
• Empresas - Configure notificações por empresa